menu
header image

AZ Sint-Lucas en Volkskliniek

Briefing aan teambord

Bij de briefing aan het teambord wordt eens per week -samen met het team- stilgestaan bij kwaliteitsthema’s en hun resultaten, incidenten,..

Focus

De briefing aan het teambord is ontwikkeld met als belangrijkste doelstellingen:

- de betrokkenheid van teamleden met betrekking tot kwaliteitsthema's, resultaten, incidenten te verhogen

- het ontwikkelen van een verbetercultuur, waarbij teamleden aangezet worden tot participatie

- informatiekanaal van referentie- en expertfuncties

Aanpak

Een teambordbriefing is een briefing , gegeven door de dienstverantwoordelijke, aan het teambord dat 1 keer per week plaats vindt en dat maximaal 15 minuten duurt (tijdens de briefing wordt een timekeeper aangesteld). Het teambord vertaalt de 3 componenten van ons kwaliteitssysteem op een visuele manier: zo doen we het (afspraken en procedures) – doen we het zo? (resultaten) – zo doen we het beter (verbeterprojecten)

 De afdeling heeft zelf de keuze op welk moment van de dag ze dit laat doorgaan, maar de briefing moet wel structureel zijn ingepland en liefst op een moment dat zoveel mogelijk medewerkers aanwezig (kunnen) zijn.

Indien dit voor het onderwerp van toepassing is worden ook medewerkers van schoonmaak, logistiek en paramedici mee uitgenodigd voor de teambordbriefing.

De inhoud van een teambordbriefing bestaat uit onderwerpen die kort gebrieft worden en waarbij reflectie of voorstellen van medewerkers gevraagd worden. Als een onderwerp een diepere of bredere uitwerking vraagt dan wordt dit onderwerp verder geagendeerd op een teamvergadering. Er wordt geen patiëntgerelateerde informatie op de teambordbriefing gegeven en er wordt door de dienstverantwoordelijke over gewaakt dat de teambordbriefing geen forum voor negatieve ventilatie wordt.

Voorbeelden van onderwerpen die aan bod komen op een teambordbriefing:

  • Verbeterproject A3
  • Resultaten quickscan op afdeling
  • Resultaten van themascan (op zorgindicatoren, indicatoren infectiepreventie en apotheek) – (bron: scorecard)
  • Incidenten (bron: meldportaal)
  • Informatie vanop de beleidsdag zorg (bron: beleidskrantje)
  • Feedback van patiënten (bron: vertel-het-ons kaartje)
  • Feedback van referentieverpleegkundigen (bron: verslag referentievergadering)
  • Werken met een maandthema (niet verplicht)

In principe wordt er geen verslag gemaakt van de vergadering, bij grote groepen of wanneer de dienstverantwoordelijke dit wilt, kan er kort verslag gemaakt worden die naar de teamleden verstuurd wordt. De notatie van verbetervoorstellen die uit de groep komen worden genoteerd op het kaizen document.

Resultaat

Teambordbriefings worden ondertussen op alle verblijfsafdelingen toegepast, maar ook toegepast bij medisch-technische diensten bvb radiologie, medische beeldvorming als bij ondersteunende diensten bvb sociale dienst, onthaal, apotheek, …

Dienstverantwoordelijken gebruiken -door de briefings- meer actief het teambord. De informatie van dit teambord (resultaten themascan, verslag referentievergadering, nieuwe procedure, … ) is ook actueel doordat er wekelijks mee gewerkt wordt, maar ook omdat medewerkers die niet op de teambordbriefing aanwezig waren dit bord meer bekijken.

Medewerkers voelen zich beter geïnformeerd en geven ook aan meer betrokken te worden bij het reilen en zeilen van hun afdeling.

Succesfactoren

Voor dienstverantwoordelijken is de teambordbriefing een forum om hun medewerkers te betrekken bij de kwaliteit op hun afdeling, om referentieverpleegkundigen een forum te geven om informatie met betrekking tot hun onderwerp te kunnen brengen.

 Medewerkers krijgen tijd en ruimte om over bepaalde onderwerpen mee na te denken of actie te formuleren.

Het is belangrijk om vanuit de staf, dienstverantwoordelijken te begeleiden bij de eerste teambordbriefings. Vooral om te bewaken dat een teambordbriefing geen vervanging mag zijn van teamvergaderingen en hen mee te helpen deze onderwerpen te selecteren die op korte termijn een verschil kunnen maken.

Valkuilen:

  • Het is belangrijk om de tijd goed te bewaken
  • Competenties van dienstverantwoordelijken zorg – kan/durft iedereen dit?
  • Aandacht voor storende factoren (beloproep patiënten, telefoons, artsenronde, …) – hiervoor wordt medewerker aangeduid die niet deelneemt aan de briefing en deze storende zaken opneemt
  • Belang van een gestructureerde manier van werken en de onderwerpen moeten minimaal voorbereid worden door de dienstverantwoordelijke

Belang voor de zorg in het algemeen

Het is belangrijk dat medewerkers goed geïnformeerd worden over het reilen en zeilen binnen hun organisatie. Niet alleen is het in deze context belangrijk dat ze op de hoogte zijn van doelstellingen en projecten die op beleidsniveau bepaald worden, maar evenzeer dat zij op een actieve manier hierbij betrokken worden. Door de teambordbriefing krijgen ze inspraak bij deze beslissingen en kunnen ze voorstellen doen om de verbetercultuur dagelijks in praktijk om te zetten.

Details