menu
header image

Adrz (Admiraal de Ruyter Ziekenhuis)

Bottom up verbeteren met sta-sessies

Met sta-sessies kunnen zorginstellingen meer gebruik maken van de kennis en ervaringen van zorgverleners bij het verbeteren van processen.

Focus

Zorgverleners op de werkvloer hebben veel ideeën voor het verbeteren van zorgprocessen. Deze ideeën bereiken echter niet altijd het management waardoor het slechts bij ideeën blijven. Het Adrz was daarom op zoek naar een manier om meer gebruik te maken van de kennis en ervaringen van zorgverleners bij het verbeteren van zorgprocessen.

Aanpak

In juni 2016 zijn de “sta-sessies” geïntroduceerd in het Adrz. Een sta-sessie is een korte bespreking (15 minuten) van een kwaliteitsthema op een zorgafdeling met het team, het management, de adviseur Kwaliteit en Veiligheid en indien van toepassing een inhoudsdeskundige. Ook de Raad van Bestuur sluit afwisselend bij sta-sessies aan. Gezamenlijk wordt besproken wat goed gaat, maar ook wat beter kan en wat nodig is om te kunnen verbeteren. Voorbeelden van thema’s zijn medicatieveiligheid, kwetsbare ouderen, infectiepreventie en decubitus, maar ook thema’s als crisismanagement en informatiemanagement komen aan bod. De sta-sessies op de verpleegafdelingen vinden wekelijks plaats. De sta-sessies op de poliklinieken en ondersteunende zorgafdelingen, zoals de Radiologie en Functieafdelingen, vinden maandelijks plaats.

Elke vrijdag koppelt het management de bevindingen van de sta-sessies van de afgelopen week terug aan de Raad van Bestuur. Op deze manier kunnen waar nodig afdelingsoverstijgende verbetermaatregelen worden uitgezet.

De introductie van de sta-sessies is als volgt aangepakt:

  1. Het idee voor de sta-sessies is besproken met de Raad van Bestuur, het management en de afdeling Kwaliteit en Veiligheid om het doel te verhelderen en afspraken te maken over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden.
  2. Afgesproken is om te starten op de verpleegafdelingen. Later zijn de sta-sessies ook ingevoerd op de poliklinieken en ondersteunende zorgafdelingen.
  3. De afdeling Kwaliteit en Veiligheid heeft in afstemming met de afdelingen een jaarschema opgesteld met daarin de te bespreken thema’s.
  4. Voordat gestart werd zijn de medewerkers geïnformeerd over de sta-sessies.
  5. In juni 2016 is gestart. Elke week verstuurt de manager Kwaliteit en Veiligheid het thema van de sta-sessies dat voor de volgende week is gepland. Hierbij worden ook de bijbehorende KPI’s/vragen verstuurd, zodat op elke afdeling dezelfde onderwerpen worden besproken.
  6. Evaluatie van de sta-sessies vindt structureel plaats (zie succesfactoren en aandachtspunten/valkuilen).  

Resultaat

Inmiddels zijn de sta-sessies verankerd in het interne toetsingssysteem van het Adrz en vinden de sta-sessies op steeds meer afdelingen plaats.

Enkele voorbeelden van afdelingsoverstijgende verbeteracties die genomen zijn naar aanleiding van de sta-sessies zijn:

  • Optimaliseren van diverse registraties in HiX, waaronder de registratie rondom EWS en lijnsepsis;
  • Aanpassen van diverse protocollen, waaronder het protocol voor EWS en delier;
  • Aanschaffen van benodigde materialen en middelen, zoals bewegingsmelders, hielkussens, kalenderklokken en verstelbare po-stoelen.

Verder dragen de sta-sessies bij aan het onder de aandacht brengen en houden van belangrijke werkafspraken en kunnen de sta-sessies worden gebruikt om medewerkers te informeren over belangrijke wijzigingen in protocollen en andere ontwikkelingen.

Succesfactoren

Succesfactoren zijn:

  • Behoefte aan een instrument om meer gebruik te maken van de kennis en ervaringen van zorgverleners voor het verbeteren van de zorgprocessen.
  • Coördinatie en ondersteuning door de afdeling Kwaliteit en Veiligheid.
  • Commitment van de Raad van Bestuur en het management.
  • Afspraak = afspraak, maar de patiëntenzorg gaat altijd voor. Wanneer sta-sessies niet door kunnen gaan i.v.m. een krappe bezetting is het wel van belang om met elkaar een oplossing te vinden (op een ander moment plannen, met minder medewerkers door laten gaan). Risico is anders dat de aandacht voor de sta-sessies verslapt.
  • Inhoudsdeskundigen uitnodigen voor de sta-sessies, afhankelijk van het thema (denk aan deskundigen infectiepreventie, Arbo-functionarissen, ziekenhuisapothekers etc.). Door mee te doen met de sta-sessies krijgen de inhoudsdeskundigen een beter beeld van de knelpunten op de werkvloer. Aandachtspunt hierbij is dat de inhoudsdeskundigen tijdig worden uitgenodigd.

Aandachtspunten/valkuilen:

  • Een valkuil is dat de sta-sessies worden gezien als ‘een ding van de afdeling Kwaliteit en Veiligheid’. Het is belangrijk dat het management achter het instrument staat en het belang van de sta-sessies uitdraagt.
  • Met name in de beginfase kunnen medewerkers het meedoen aan sta-sessies als een extra belasting ervaren die bovenop hun reguliere werkzaamheden komt.
  • Niet elke sta-sessie leidt tot concrete verbetermaatregelen. Ook kan het een tijd duren voordat bepaalde verbetermaatregelen zijn uitgevoerd en tot resultaten leiden. Hierdoor kunnen medewerkers aan de toegevoegde waarde van de sta-sessies gaan twijfelen. Het is belangrijk om succesvolle verbeteringen die voortgekomen zijn uit de sta-sessies zichtbaar te maken voor de medewerkers.

Belang voor de zorg in het algemeen

Sta-sessies zijn geschikt voor zorginstellingen die op zoek zijn naar een manier om de zorgverleners meer te betrekken bij het verbeteren van zorgprocessen en de verbetersuggesties vanuit de werkvloer op de agenda van het hoger management en de Raad van Bestuur te krijgen. Daarnaast zijn de sta-sessies zeer geschikt om belangrijke thema’s in de organisatie onder de aandacht te brengen en houden.

Details